关于进一步规范管理线上外事活动的通知

全校各单位：

师生参加线上涉外活动已成为新常态，为进一步规范管理线上涉外活动，推动我校对外交流与合作有序开展和高质量发展，现就有关事项通知如下：

一、 参加外方主办的线上涉外会议

应至少提前一个月履行报批程序。教职工请通过OA系统审批流程申报。

申报材料应包括：

1.会议基本情况、主办方介绍、参会人员名单等；

2.科研处、宣传部、国际交流处会签的会议审批表；

3.会议邀请函；

4.需要报销的相关费用和经费来源。

二、 举办（含承办、申办）线上国际会议

应按照《教育部关于在华举办国际会议管理办法的实施细则》要求，履行报批程序（登录http://econf.hust.edu.cn国际学术会议云平台进行申报）。

举办（含承办、申办）重大线上国际会议（社科类外宾人数100人以上；自然科学类外宾人数300人以上）的，应在会议举办日期前至少提前一年报批；一般线上国际会议应在会议举办日期前至少提前三个月报批。

未经教育部批准的线上国际会议不得举办。会议结束后两个月内，会议负责人需及时上传会议总结材料。

三、开展其他线上外事活动

利用线上方式开展涉外的双多边会见、会谈、讲座报告等活动，参照线下举办同类活动的程序进行报批。

线上外事活动是我校对外交流工作的重要组成部分，请各单位切实履行主体责任，重视对线上外事活动的管理，坚持实事求是，严格审核把关。

国际交流处

2024年3月28日